Polityka prywatności ParkDossier

1. Kto jest odpowiedzialny?

Administratorem danych jest park (podmiot prowadzący park), w którym są Państwo właścicielem, pracownikiem lub doradcą. Park decyduje, do czego wykorzystywane są Państwa dane w ParkDossier, i założył Państwa konto.

ParkDossier dostarcza Zanaro B.V. (nazwa handlowa Made by Early), Henri Dunantlaan 25, 3434 CJ Nieuwegein, Holandia, numer w Izbie Handlowej (KvK) 99115344. Zanaro B.V. przetwarza dane na zlecenie parku, jako podmiot przetwarzający. Tylko w przypadku kilku własnych zadań Zanaro B.V. samodzielnie decyduje, do czego dane są wykorzystywane; są one wymienione w sekcji 5b.

Pytania dotyczące Państwa danych prosimy kierować w pierwszej kolejności do parku. W sprawie działania platformy lub aplikacji: support@madebyearly.com.

2. Jakie dane?

W zależności od Państwa roli i tego, co rejestruje park, chodzi o:

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, rola, park, preferowany język, dane logowania (hasło i kod PIN przechowywane jako nieodwracalny skrót (hash); tylko tymczasowe hasło startowe i startowy kod PIN, które park tworzy przy zakładaniu Państwa konta, są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, aby park mógł je Państwu przekazać).
• Zakup i własność: działka i domek, umowa kupna i powiązane dokumenty, raty i płatności, postęp budowy oraz dane dotyczące finansowania.
• Tożsamość (przy podpisywaniu umowy kupna): data urodzenia, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, jego kopia oraz Państwa podpis.
• Wynajem (tylko jeśli park wynajmuje Państwa domek): rezerwacje dla każdego domku, miesięczne rozliczenia, numer rachunku bankowego (przechowywany w postaci zaszyfrowanej).
• Komunikacja: wiadomości w portalu, zgłoszenia wraz z ewentualnymi zdjęciami oraz e-maile, które park otrzymuje lub wysyła w sprawie Państwa teczki i łączy z tą teczką.
• Dane techniczne: adres IP przy próbach logowania i zgłoszeniach błędów, nazwa i typ urządzenia, wersja aplikacji, a w aplikacji także token powiadomień push i losowy identyfikator instalacji.

3. W jakim celu?

Park wykorzystuje dane, aby zrealizować zakup, budowę, zarządzanie i wynajem Państwa domku oraz komunikować się z Państwem; aby wypełniać obowiązki prawne, takie jak podatkowy obowiązek przechowywania dokumentów; oraz aby zabezpieczyć portal (zapobieganie nadużyciom, wykrywanie błędów).

Nie ma reklam i dane nie są sprzedawane. ParkDossier nie korzysta z zewnętrznych usług analitycznych ani śledzących.

Z funkcji SI (asystent właścicieli, asystent P.A. pracowników i wprowadzanie głosowe) korzystają Państwo dopiero po wyrażeniu zgody; zgodę można wycofać w Profilu. Asystent właścicieli korzysta wyłącznie z ogólnych dokumentów parku i dokumentów Państwa własnego domku, nigdy z danych innych właścicieli. Pracownicy Państwa parku widzą pytania zadane asystentowi i odpowiedzi; trafiają one także do bazy wiedzy parku, z której pracownicy korzystają za pośrednictwem asystenta P.A.; nazwiska są przy tym z reguły usuwane, ale w niektórych parkach tylko numery rachunków. E-maile między Państwem a parkiem są na zlecenie parku przetwarzane także przez usługę SI, również wtedy, gdy sami Państwo nie korzystają z asystenta (zob. sekcja 5). Odpowiedź SI można zgłosić: pytanie, odpowiedź i powód są wtedy zapisywane i sprawdzane przez administratora ParkDossier.

4. Aplikacja

Logowanie przez Face ID lub odcisk palca odbywa się w całości na Państwa urządzeniu: ParkDossier nie otrzymuje żadnych danych biometrycznych. Na urządzeniu przechowywany jest tylko klucz urządzenia, którego można użyć wyłącznie po potwierdzeniu biometrycznym; hasło i kod PIN nigdy nie są przechowywane na urządzeniu. Funkcję można włączyć i wyłączyć w Profilu, a urządzenie wylogować w sekcji Moje urządzenia.

Powiadomienia push są dostarczane przez Apple (iPhone) lub Google (Android). Powiadomienie zawiera tylko krótki tekst, np. „Nowa wiadomość”, bez kwot i nazwisk. Dla każdego rodzaju powiadomień mogą Państwo wybrać, czy chcą je otrzymywać.

Aparat i zdjęcia są używane wyłącznie wtedy, gdy sami Państwo przesyłają zdjęcie lub plik.

5. Jakie inne firmy pracują z Państwa danymi?

Aby ParkDossier działał, Made by Early (Zanaro B.V.) korzysta z usług innych firm, na przykład do przechowywania danych, wysyłania e-maili i asystenta AI. Większość tych firm działa na nasze zlecenie: otrzymują tylko dane potrzebne do swojego zadania i nie mogą ich wykorzystywać do niczego innego. Jeśli jest inaczej, jest to zaznaczone. Niektóre firmy mają siedzibę poza Europą; wtedy podajemy, jakie ustalenie zapewnia ochronę Państwa danych. Znaczenie użytych pojęć wyjaśniamy na końcu.

Jeśli park ma własne konto w danej usłudze, a Made by Early jedynie łączy to konto z ParkDossier, jest to oznaczone jako „konto parku”. Ta usługa działa wtedy na zlecenie parku.

Jeśli Made by Early chce dodać lub zastąpić usługę, parki są o tym informowane co najmniej 14 dni wcześniej i mogą zgłosić sprzeciw. Następnie lista jest aktualizowana; data na górze wskazuje najnowszą wersję.

• Przechowywanie danych: Hetzner Online GmbH — Co robi? Tu działa ParkDossier: serwery, baza danych, dokumenty i kopie zapasowe. Co otrzymuje? Wszystkie dane w ParkDossier. Gdzie? Niemcy (UE).
• Usługi AI: OpenAI (strona umowy OpenAI Ireland Ltd.; przetwarzanie przez OpenAI OpCo, LLC) — Co robi? Odpowiada na pytania zadawane asystentowi dla właścicieli i asystentowi P.A. dla pracowników oraz obsługuje bazę wiedzy parku. Sortuje też i streszcza e-maile, które Państwo wysyłają do parku lub od niego otrzymują, aby park mógł szybciej odpowiedzieć. To ostatnie odbywa się na zlecenie parku, także wtedy, gdy sami Państwo nie korzystają z asystenta; imiona i nazwiska w e-mailach nie są przy tym usuwane. W ten sposób przetwarzane są również opinie przesyłane do Made by Early (zob. „Co Made by Early przetwarza samodzielnie”). Co otrzymuje? Państwa pytanie i dokumenty z Państwa dossier potrzebne do odpowiedzi, teksty z bazy wiedzy oraz treść e-maili między Państwem a parkiem. Gdzie? Stany Zjednoczone, na podstawie wzorcowych klauzul Komisji Europejskiej (standardowe klauzule umowne).
• Usługi AI: Deepgram, Inc. — Co robi? Zamienia mowę na tekst pisany w asystencie P.A. Dotyczy to wyłącznie pracowników parku. Co otrzymuje? Nagranie. Jest ono natychmiast przetwarzane i nie jest przechowywane. Przy każdym zapytaniu ParkDossier zastrzega, że Deepgram nie może używać nagrania do trenowania swoich modeli. Gdzie? Nagranie jest przetwarzane w UE. Deepgram ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych; w przypadku dostępu ze Stanów Zjednoczonych obowiązują wzorcowe klauzule Komisji Europejskiej (standardowe klauzule umowne).
• Usługi AI: Anthropic (strona umowy Anthropic Ireland Ltd.; przetwarzanie przez Anthropic, PBC) — Co robi? Odczytuje Państwa dokument tożsamości w kreatorze zakupu, aby nie musieli Państwo samodzielnie przepisywać imienia i nazwiska, daty urodzenia i danych dokumentu. Co otrzymuje? Zdjęcie Państwa dokumentu tożsamości. Zwracane są tylko potrzebne dane; holenderski numer BSN nie jest odczytywany. Gdzie? Stany Zjednoczone, na podstawie wzorcowych klauzul Komisji Europejskiej (standardowe klauzule umowne).
• Podpisywanie, faktury i płatności: Signhost (Entrust Netherlands B.V.) — Co robi? Cyfrowe podpisywanie umów kupna i innych dokumentów. Co otrzymuje? Dokument, Państwa imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu (do kodu SMS). Gdzie? UE.
• Podpisywanie, faktury i płatności: Moneybird B.V. — Co robi? Faktury i płatności, w parkach, które się na to zdecydowały. Zazwyczaj jest to konto parku. Co otrzymuje? Imię i nazwisko, adres, adres e-mail i pozycje faktury. Gdzie? UE.
• Podpisywanie, faktury i płatności: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia) — Co robi? Płatności w recepcji, w parkach, które z tego korzystają. Konto parku. Stripe wykorzystuje niektóre dane także do własnych celów, na przykład do zapobiegania oszustwom. Co otrzymuje? Adres e-mail gościa, kwotę i opis. Gdzie? Strona umowy ma siedzibę w Irlandii (UE). Przetwarzanie może odbywać się w Stripe, LLC w Stanach Zjednoczonych, które przystąpiło do ustaleń między UE a USA (Data Privacy Framework).
• E-mail i powiadomienia push: Microsoft (Microsoft 365) — Co robi? Wysyłanie i odbieranie e-maili, w parkach, które korzystają z Microsoft 365. Zazwyczaj jest to konto parku. Co otrzymuje? Treść, adresy i załączniki e-maili. Gdzie? Stroną umowy jest Microsoft Ireland Operations Ltd. (Irlandia, UE). Microsoft może przetwarzać dane także w Stanach Zjednoczonych; Microsoft Corporation przystąpiło do ustaleń między UE a USA (Data Privacy Framework), a ponadto obowiązują wzorcowe klauzule Komisji Europejskiej (standardowe klauzule umowne).
• E-mail i powiadomienia push: Hostinger (Hostinger International Ltd.) — Co robi? Wysyłanie i odbieranie e-maili Made by Early, na przykład komunikatów systemowych. Co otrzymuje? Treść i adresy e-maili. Gdzie? Strona umowy ma siedzibę na Cyprze (UE). W przypadku usług, z których Hostinger sam korzysta poza UE, obowiązują wzorcowe klauzule Komisji Europejskiej (standardowe klauzule umowne).
• E-mail i powiadomienia push: Apple Inc. — Co robi? Dostarcza powiadomienia push na iPhone'a i w przeglądarce Safari. Co otrzymuje? Token push (kod Państwa urządzenia) i krótki tekst powiadomienia. Gdzie? Stany Zjednoczone, na podstawie wzorcowych klauzul Komisji Europejskiej (standardowe klauzule umowne).
• E-mail i powiadomienia push: Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — Co robi? Dostarcza powiadomienia push na Androida i w przeglądarce Chrome. Co otrzymuje? Token push i krótki tekst powiadomienia. Gdzie? Stany Zjednoczone; firma przystąpiła do ustaleń między UE a USA (Data Privacy Framework).

5a. Inni odbiorcy

Te podmioty otrzymują dane za pośrednictwem ParkDossier, ale nie działają na zlecenie Made by Early. Wykorzystują dane na własną odpowiedzialność.

• Google (uzupełnianie adresu) — Co się dzieje? Gdy wpisują Państwo adres w kreatorze zakupu, wpisane znaki trafiają do Google, które podpowiada pełny adres. Google wykorzystuje te znaki zgodnie z własnymi warunkami. Gdzie? Stany Zjednoczone, na podstawie wzorcowych klauzul Komisji Europejskiej (standardowe klauzule umowne); Google LLC przystąpiło też do ustaleń między UE a USA (Data Privacy Framework).
• Pośrednik sprzedaży parku (w parkach, w których sprzedaż prowadzi Recradroom: Recradroom) — Co się dzieje? Park może zlecić Made by Early przekazanie danych wpisanych w kreatorze zakupu, wraz z kopią Państwa dokumentu tożsamości, firmie, która prowadzi sprzedaż Państwa domu. Firma ta wykorzystuje je do obsługi sprzedaży oraz do realizacji ustawowego obowiązku ustalenia i przechowywania tożsamości kupujących. Gdzie? Niemcy (UE).
• Notariusz, który przeprowadza przeniesienie własności, jeśli park to ustawił.

5b. Co Made by Early przetwarza samodzielnie

W kilku sprawach Made by Early (Zanaro B.V.) samo decyduje, do czego wykorzystywane są dane:

• dane kontaktowe i rozliczeniowe parków;
• pytania wysyłane na adres support@madebyearly.com;
• zgłoszenia nielegalnych treści i skargi dotyczące ParkDossier;
• opinie przesyłane do Made by Early w ParkDossier. Made by Early wykorzystuje je do ulepszania ParkDossier, również z pomocą usługi AI firmy OpenAI. Dane zawarte w opinii nie są przy tym automatycznie usuwane, dlatego prosimy nie wpisywać niepotrzebnych informacji o sobie ani o innych osobach.

Made by Early robi to, ponieważ ma prawnie uzasadniony interes w dobrej i bezpiecznej usłudze, a w przypadku faktur i zgłoszeń dlatego, że wymaga tego prawo. Faktury są przechowywane przez siedem lat (holenderski obowiązek podatkowy); pozostałe dane tak długo, jak jest to potrzebne do załatwienia sprawy. Sprzeciw i inne prawa mogą Państwo zgłosić pod adresem support@madebyearly.com.

5c. Co oznaczają te pojęcia?

• UE / EOG: Unia Europejska oraz Norwegia, Islandia i Liechtenstein. Obowiązuje tam to samo prawo o ochronie danych (RODO).
• Wzorcowe klauzule Komisji Europejskiej (standardowe klauzule umowne): umowa o stałej treści, ustalona przez Komisję Europejską, w której firma spoza UE zobowiązuje się chronić Państwa dane równie dobrze.
• Ustalenia między UE a USA (Data Privacy Framework): amerykańskie firmy, które do nich przystąpią, chronią dane według zasad uznanych przez Komisję Europejską za wystarczające. Jeśli te ramy przestaną obowiązywać, stosuje się klauzule wzorcowe.
• Działanie na zlecenie (podmiot przetwarzający, podprzetwarzający): firma wykorzystuje dane wyłącznie do powierzonego zadania.
• Własna odpowiedzialność (samodzielny administrator): firma sama decyduje, do czego wykorzystuje dane, i sama musi przestrzegać prawa o ochronie danych.

6. Jak długo?

Dane są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne ze względu na relację z parkiem, a następnie tak długo, jak wymaga tego prawo; umowy kupna i faktury podlegają siedmioletniemu podatkowemu obowiązkowi przechowywania.

Technicznie: jednorazowy link do logowania wygasa po 60 sekundach i jest usuwany po jednym dniu; sesja logowania wygasa po 30 dniach; klucz urządzenia w aplikacji wygasa po 180 dniach nieużywania lub po wylogowaniu urządzenia; token powiadomień push jest usuwany przy wylogowaniu lub gdy Apple albo Google zgłosi, że nie jest już ważny.

7. Bezpieczeństwo

Wszystkie połączenia są szyfrowane (HTTPS). W portalu dane różnych parków są w bazie danych oddzielone; w kreatorze zakupu to oddzielenie odbywa się w aplikacji. Widzą Państwo wyłącznie dane własnego parku i własnej roli. Hasła, kody PIN i klucze aplikacji są przechowywane jako nieodwracalny skrót (hash) (z wyjątkiem tymczasowego hasła startowego, zob. sekcja 2), a numery rachunków bankowych w postaci zaszyfrowanej.

8. Państwa prawa

Mogą Państwo zażądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia, a także wnieść sprzeciw. W tym celu prosimy o kontakt z parkiem. O usunięcie konta można także poprosić na stronie parkdossier.nl → account-verwijderen lub w aplikacji w Profilu. Park rozpatruje wniosek w ciągu miesiąca.

Jeśli nie zgadzają się Państwo ze sposobem postępowania z danymi, mogą Państwo złożyć skargę do holenderskiego organu ochrony danych (Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl) lub do organu nadzorczego w kraju zamieszkania (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, uodo.gov.pl).

9. Pliki cookie

ParkDossier używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania portalu: aby utrzymać zalogowanie, rozpoznać Państwa urządzenie przy kodzie PIN oraz zapamiętać język i widok. Nie ma plików cookie reklamowych ani analitycznych.

10. Zmiany

Niniejsza polityka może zostać zaktualizowana, jeśli zmieni się sposób przetwarzania. Data u góry wskazuje najnowszą wersję.