Datenschutzerklärung ParkDossier

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlicher ist der Park (der Betreiber), in dem Sie Eigentümer, Mitarbeiter oder Berater sind. Der Park bestimmt, wofür Ihre Daten in ParkDossier verwendet werden, und hat Ihr Konto angelegt.

ParkDossier wird von der Zanaro B.V. (Handelsname Made by Early), Henri Dunantlaan 25, 3434 CJ Nieuwegein (Niederlande), Handelsregister (KvK) 99115344, bereitgestellt. Die Zanaro B.V. verarbeitet die Daten im Auftrag des Parks als Auftragsverarbeiter. Nur für einige eigene Aufgaben bestimmt die Zanaro B.V. selbst, wofür Daten verwendet werden; diese stehen in Abschnitt 5b.

Fragen zu Ihren Daten richten Sie bitte vorzugsweise an Ihren Park. Bei Fragen zur Funktionsweise der Plattform oder der App: support@madebyearly.com.

2. Welche Daten?

Je nach Ihrer Rolle und dem, was der Park erfasst, handelt es sich um:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle, Park, Sprachwahl, Anmeldedaten (Passwort und PIN als nicht umkehrbarer Hash gespeichert; nur ein vorläufiges Startpasswort und eine Start-PIN, die der Park beim Anlegen Ihres Kontos erstellen lässt, werden verschlüsselt aufbewahrt, damit der Park sie Ihnen mitteilen kann).
• Kauf und Eigentum: Grundstück und Haus, Kaufvertrag und zugehörige Dokumente, Raten und Zahlungen, Baufortschritt sowie Angaben zur Finanzierung.
• Identität (bei der Unterzeichnung des Kaufvertrags): Geburtsdatum, Art und Nummer Ihres Ausweises, eine Kopie davon und Ihre Unterschrift.
• Vermietung (nur wenn der Park Ihr Haus vermietet): Buchungen je Haus, Monatsabrechnungen, Ihre Kontonummer (verschlüsselt gespeichert).
• Kommunikation: Nachrichten im Portal, Meldungen mit etwaigen Fotos sowie E-Mails, die der Park zu Ihrem Dossier erhält oder versendet und mit Ihrem Dossier verknüpft.
• Technische Daten: IP-Adresse bei Anmeldeversuchen und Fehlermeldungen, Gerätename und -typ, App-Version sowie bei der App ein Push-Token und eine zufällige Installations-ID.

3. Wofür?

Der Park verwendet die Daten, um Kauf, Bau, Verwaltung und Vermietung Ihres Hauses durchzuführen und mit Ihnen zu kommunizieren, um gesetzliche Pflichten wie die steuerliche Aufbewahrungspflicht zu erfüllen und um das Portal zu schützen (Missbrauch verhindern, Fehler finden).

Es gibt keine Werbung und es werden keine Daten verkauft. ParkDossier nutzt keine Analyse- oder Tracking-Dienste Dritter.

Die KI-Funktionen (der Assistent für Eigentümer, der P.A. für Mitarbeiter und die Spracheingabe) nutzen Sie erst, nachdem Sie zugestimmt haben; Sie können die Zustimmung unter Profil widerrufen. Der Assistent für Eigentümer verwendet nur allgemeine Dokumente des Parks und die Ihres eigenen Hauses, nie Daten anderer Eigentümer. Ihre Fragen an den Assistenten und die Antworten sehen die Mitarbeiter Ihres Parks; sie werden außerdem in die Wissensdatenbank des Parks aufgenommen, die Mitarbeiter über den P.A. abfragen; Namen werden dabei in der Regel entfernt, bei einigen Parks jedoch nur Kontonummern. E-Mails zwischen Ihnen und dem Park werden im Auftrag des Parks auch vom KI-Dienst verarbeitet, auch wenn Sie den Assistenten selbst nicht nutzen (siehe Abschnitt 5). Eine KI-Antwort können Sie melden: Frage, Antwort und Grund werden dann gespeichert und vom Administrator von ParkDossier geprüft.

4. Die App

Die Anmeldung mit Face ID oder Fingerabdruck erfolgt vollständig auf Ihrem Gerät: ParkDossier erhält keine biometrischen Daten. Auf dem Gerät wird nur ein Geräteschlüssel gespeichert, der erst nach Ihrer biometrischen Bestätigung nutzbar ist; Ihr Passwort und Ihre PIN werden nie auf dem Gerät gespeichert. Sie können dies unter Profil ein- und ausschalten und ein Gerät unter Meine Geräte abmelden.

Push-Benachrichtigungen werden über Apple (iPhone) oder Google (Android) zugestellt. Eine Benachrichtigung enthält nur einen kurzen Text wie ‚Neue Nachricht‘, ohne Beträge oder Namen. Sie wählen für jede Art, ob Sie sie erhalten möchten.

Die Kamera und Ihre Fotos werden nur verwendet, wenn Sie selbst ein Foto oder eine Datei hochladen.

5. Welche anderen Unternehmen arbeiten mit Ihren Daten?

Damit ParkDossier funktioniert, nutzt Made by Early (Zanaro B.V.) Dienste anderer Unternehmen, zum Beispiel für die Speicherung, den E-Mail-Versand und den KI-Assistenten. Die meisten dieser Unternehmen arbeiten im Auftrag: Sie erhalten nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen, und dürfen sie für nichts anderes verwenden. Wo das anders ist, steht es dabei. Einige Unternehmen sitzen außerhalb Europas; dann steht dabei, welche Vereinbarung dafür sorgt, dass Ihre Daten dort geschützt sind. Was die Begriffe bedeuten, lesen Sie unten.

Hat ein Park selbst ein Konto bei einem Dienst und verbindet Made by Early dieses Konto nur mit ParkDossier, steht „Konto des Parks“ dabei. Dieser Dienst arbeitet dann im Auftrag des Parks.

Will Made by Early einen Dienst hinzufügen oder ersetzen, erhalten die Parks mindestens 14 Tage vorher eine Mitteilung und können widersprechen. Danach wird diese Liste aktualisiert; das Datum oben zeigt die neueste Fassung.

• Speicherung: Hetzner Online GmbH — Was macht es? Hier liegt ParkDossier: die Server, die Datenbank, die Dokumente und die Sicherungskopien. Was erhalten sie? Alle Daten in ParkDossier. Wo? Deutschland (EU).
• KI-Dienste: OpenAI (Vertragspartner OpenAI Ireland Ltd.; Verarbeitung durch OpenAI OpCo, LLC) — Was macht es? Beantwortet Fragen an den Assistenten für Eigentümer und den P.A. für Mitarbeiter und arbeitet für die Wissensdatenbank des Parks. Außerdem sortiert und fasst es E-Mails zusammen, die Sie an den Park senden oder vom Park erhalten, damit der Park schneller antworten kann. Das Letztere geschieht im Auftrag des Parks, auch wenn Sie den Assistenten selbst nicht nutzen; Namen in der E-Mail werden dabei nicht entfernt. Auch das Feedback, das Sie an Made by Early senden, wird damit verarbeitet (siehe „Was Made by Early selbst verarbeitet“). Was erhalten sie? Ihre Frage und die Unterlagen aus Ihrem Dossier, die für die Antwort nötig sind, Texte aus der Wissensdatenbank und den Inhalt von E-Mails zwischen Ihnen und dem Park. Wo? Vereinigte Staaten, mit den Mustervereinbarungen der Europäischen Kommission (Standardvertragsklauseln).
• KI-Dienste: Deepgram, Inc. — Was macht es? Wandelt gesprochenen Text im P.A. in geschriebenen Text um. Das gilt nur für Mitarbeiter des Parks. Was erhalten sie? Die Aufnahme. Sie wird sofort umgewandelt und nicht gespeichert. ParkDossier verlangt bei jeder Anfrage, dass Deepgram die Aufnahme nicht zum Training seiner Modelle verwendet. Wo? Die Aufnahme wird in der EU verarbeitet. Deepgram hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten; für einen Zugriff aus den Vereinigten Staaten gelten die Mustervereinbarungen der Europäischen Kommission (Standardvertragsklauseln).
• KI-Dienste: Anthropic (Vertragspartner Anthropic Ireland Ltd.; Verarbeitung durch Anthropic, PBC) — Was macht es? Liest Ihren Ausweis im Kaufassistenten aus, damit Sie Name, Geburtsdatum und Ausweisdaten nicht selbst abtippen müssen. Was erhalten sie? Das Foto Ihres Ausweises. Nur die benötigten Angaben kommen zurück; die niederländische Bürgerservicenummer (BSN) wird nicht ausgelesen. Wo? Vereinigte Staaten, mit den Mustervereinbarungen der Europäischen Kommission (Standardvertragsklauseln).
• Unterzeichnen, Rechnungen und Zahlungen: Signhost (Entrust Netherlands B.V.) — Was macht es? Digitale Unterzeichnung von Kaufverträgen und anderen Unterlagen. Was erhalten sie? Das Dokument, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer (für den SMS-Code). Wo? EU.
• Unterzeichnen, Rechnungen und Zahlungen: Moneybird B.V. — Was macht es? Rechnungen und Zahlungen, für Parks, die sich dafür entscheiden. Meist ist dies ein Konto des Parks. Was erhalten sie? Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Rechnungspositionen. Wo? EU.
• Unterzeichnen, Rechnungen und Zahlungen: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) — Was macht es? Zahlungen an der Rezeption, für Parks, die das nutzen. Konto des Parks. Stripe verwendet einige Daten auch für eigene Zwecke, etwa zur Betrugsvermeidung. Was erhalten sie? Die E-Mail-Adresse des Gastes, den Betrag und die Beschreibung. Wo? Der Vertragspartner sitzt in Irland (EU). Die Verarbeitung kann bei Stripe, LLC in den Vereinigten Staaten erfolgen, das den Vereinbarungen zwischen der EU und den USA (Data Privacy Framework) beigetreten ist.
• E-Mail und Push-Benachrichtigungen: Microsoft (Microsoft 365) — Was macht es? Senden und Empfangen von E-Mails, für Parks, die Microsoft 365 nutzen. Meist ist dies ein Konto des Parks. Was erhalten sie? Inhalt, Adressen und Anhänge von E-Mails. Wo? Vertragspartner ist Microsoft Ireland Operations Ltd. (Irland, EU). Microsoft kann Daten auch in den Vereinigten Staaten verarbeiten; die Microsoft Corporation ist den Vereinbarungen zwischen der EU und den USA (Data Privacy Framework) beigetreten, und zusätzlich gelten die Mustervereinbarungen der Europäischen Kommission (Standardvertragsklauseln).
• E-Mail und Push-Benachrichtigungen: Hostinger (Hostinger International Ltd.) — Was macht es? Senden und Empfangen von E-Mails von Made by Early, etwa Systemmeldungen. Was erhalten sie? Inhalt und Adressen von E-Mails. Wo? Der Vertragspartner hat seinen Sitz in Zypern (EU). Für Dienste, die Hostinger selbst außerhalb der EU einsetzt, gelten die Mustervereinbarungen der Europäischen Kommission (Standardvertragsklauseln).
• E-Mail und Push-Benachrichtigungen: Apple Inc. — Was macht es? Stellt Push-Benachrichtigungen auf einem iPhone und in Safari zu. Was erhalten sie? Ein Push-Token (ein Code für Ihr Gerät) und den kurzen Text der Benachrichtigung. Wo? Vereinigte Staaten, mit den Mustervereinbarungen der Europäischen Kommission (Standardvertragsklauseln).
• E-Mail und Push-Benachrichtigungen: Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — Was macht es? Stellt Push-Benachrichtigungen auf Android und in Chrome zu. Was erhalten sie? Ein Push-Token und den kurzen Text der Benachrichtigung. Wo? Vereinigte Staaten, den Vereinbarungen zwischen der EU und den USA (Data Privacy Framework) beigetreten.

5a. Andere Empfänger

Diese Stellen erhalten Daten über ParkDossier, arbeiten aber nicht im Auftrag von Made by Early. Sie verwenden die Daten in eigener Verantwortung.

• Google (Adressvervollständigung) — Was geschieht? Wenn Sie im Kaufassistenten Ihre Adresse eintippen, gehen die getippten Zeichen an Google, das eine vollständige Adresse vorschlägt. Google verwendet diese Zeichen nach seinen eigenen Bedingungen. Wo? Vereinigte Staaten, mit den Mustervereinbarungen der Europäischen Kommission (Standardvertragsklauseln); Google LLC ist außerdem den Vereinbarungen zwischen der EU und den USA (Data Privacy Framework) beigetreten.
• Der Verkaufsvermittler des Parks (bei Parks, die den Verkauf durch Recradroom begleiten lassen: Recradroom) — Was geschieht? Der Park kann Made by Early beauftragen, die Angaben, die Sie im Kaufassistenten machen, mit der Kopie Ihres Ausweises an das Unternehmen weiterzugeben, das den Verkauf Ihres Hauses begleitet. Dieses Unternehmen verwendet sie für diese Begleitung und für seine gesetzliche Pflicht, die Identität von Käufern festzustellen und aufzubewahren. Wo? Deutschland (EU).
• Der Notar, der die Übertragung vornimmt, wenn der Park dies eingerichtet hat.

5b. Was Made by Early selbst verarbeitet

Für einige Dinge bestimmt Made by Early (Zanaro B.V.) selbst, wofür Daten verwendet werden:

• die Kontakt- und Rechnungsdaten von Parks;
• Fragen, die Sie an support@madebyearly.com senden;
• Meldungen rechtswidriger Inhalte und Beschwerden über ParkDossier;
• Feedback, das Sie in ParkDossier an Made by Early senden. Made by Early verwendet es, um ParkDossier zu verbessern, auch mit dem KI-Dienst von OpenAI. Angaben in Ihrem Feedback werden dabei nicht automatisch entfernt; schreiben Sie daher keine Daten über sich oder andere hinein, die nicht nötig sind.

Made by Early tut dies, weil es ein berechtigtes Interesse an gutem Service und einem sicheren Dienst hat, und bei Rechnungen und Meldungen, weil das Gesetz es verlangt. Rechnungen werden sieben Jahre aufbewahrt (steuerliche Aufbewahrungspflicht in den Niederlanden); alles andere so lange, wie es für die Bearbeitung nötig ist. Sie können über support@madebyearly.com widersprechen und Ihre anderen Rechte ausüben.

5c. Was bedeuten diese Begriffe?

• EU / EWR: die Europäische Union, dazu Norwegen, Island und Liechtenstein. Dort gilt dasselbe Datenschutzrecht (DSGVO).
• Mustervereinbarungen der Europäischen Kommission (Standardvertragsklauseln): ein Vertrag mit festen Regeln, festgelegt von der Europäischen Kommission, mit dem ein Unternehmen außerhalb der EU verspricht, Ihre Daten gleich gut zu schützen.
• Vereinbarungen zwischen der EU und den USA (Data Privacy Framework): US-Unternehmen, die beitreten, schützen Daten nach Regeln, die die Europäische Kommission für ausreichend hält. Fällt dieser Rahmen weg, gelten die Mustervereinbarungen.
• Im Auftrag arbeiten (Auftragsverarbeiter, Unterauftragsverarbeiter): das Unternehmen verwendet die Daten nur für die Aufgabe, die es erhält.
• Eigene Verantwortung (eigenständiger Verantwortlicher): das Unternehmen bestimmt selbst, wofür es die Daten verwendet, und muss sich dabei selbst an das Datenschutzrecht halten.

6. Wie lange?

Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Beziehung zum Park erforderlich ist, und danach so lange, wie es das Gesetz verlangt; für Kaufverträge und Rechnungen gilt eine steuerliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren.

Technisch: Ein einmaliger Anmeldelink verfällt nach 60 Sekunden und wird nach einem Tag gelöscht; eine Anmeldesitzung läuft nach 30 Tagen ab; der Geräteschlüssel der App verfällt nach 180 Tagen ohne Nutzung oder bei Abmeldung; ein Push-Token wird bei Abmeldung gelöscht oder sobald Apple oder Google melden, dass es nicht mehr gültig ist.

7. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Im Portal sind Daten verschiedener Parks in der Datenbank voneinander getrennt; im Kaufassistenten erfolgt diese Trennung in der Anwendung. Sie sehen nur Daten Ihres eigenen Parks und Ihrer eigenen Rolle. Passwörter, PINs und App-Schlüssel werden als nicht umkehrbarer Hash gespeichert (außer einem vorläufigen Startpasswort, siehe Abschnitt 2), Kontonummern verschlüsselt.

8. Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragung Ihrer Daten verlangen und Widerspruch einlegen. Wenden Sie sich dazu an Ihren Park. Die Löschung Ihres Kontos können Sie auch über parkdossier.nl → account-verwijderen oder in der App unter Profil beantragen. Der Park bearbeitet einen Antrag innerhalb eines Monats.

Sind Sie mit dem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, können Sie sich bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl) oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes beschweren.

9. Cookies

ParkDossier verwendet nur Cookies, die für den Betrieb des Portals erforderlich sind: um Sie angemeldet zu halten, Ihr Gerät für die PIN wiederzuerkennen und Ihre Sprache und Ansicht zu speichern. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies.

10. Änderungen

Diese Erklärung kann angepasst werden, wenn sich die Verarbeitung ändert. Das Datum oben gibt die neueste Fassung an.