Privacyverklaring ParkDossier

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke is het park (de exploitant) waar u eigenaar, medewerker of adviseur bent. Het park bepaalt waarvoor uw gegevens in ParkDossier worden gebruikt en heeft uw account aangemaakt.

ParkDossier wordt geleverd door Zanaro B.V. (handelsnaam Made by Early), Henri Dunantlaan 25, 3434 CJ Nieuwegein, KvK 99115344. Zanaro B.V. verwerkt de gegevens in opdracht van het park, als verwerker. Alleen voor een paar eigen taken bepaalt Zanaro B.V. zelf waarvoor gegevens worden gebruikt; die staan in sectie 5b.

Vragen over uw gegevens stelt u bij voorkeur aan uw park. Voor vragen over de werking van het platform of de app: support@madebyearly.com.

2. Welke gegevens?

Afhankelijk van uw rol en wat het park vastlegt, gaat het om:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, park, taalvoorkeur, gegevens om in te loggen (wachtwoord en pincode als onomkeerbare hash opgeslagen; alleen een tijdelijk startwachtwoord en een startpincode die het park bij het aanmaken van uw account laat maken, worden versleuteld bewaard zodat het park ze aan u kan doorgeven).
• Koop en eigendom: kavel en woning, koopovereenkomst en bijbehorende documenten, termijnen en betalingen, voortgang van de bouw, en gegevens over de financiering.
• Identiteit (bij het tekenen van de koopovereenkomst): geboortedatum, soort en nummer van uw identiteitsbewijs, een kopie daarvan, en uw handtekening.
• Verhuur (alleen als het park uw woning verhuurt): boekingen per woning, maandafrekeningen, uw rekeningnummer (versleuteld opgeslagen).
• Communicatie: berichten in het portaal, meldingen met eventuele foto's, en e-mail die het park over uw dossier ontvangt of verstuurt en aan uw dossier koppelt.
• Technische gegevens: IP-adres bij inlogpogingen en foutmeldingen, apparaatnaam en -type, app-versie, en bij de app een pushtoken en een willekeurige installatie-id.

3. Waarvoor?

Het park gebruikt de gegevens om de koop, de bouw, het beheer en de verhuur van uw woning uit te voeren en met u te communiceren; om wettelijke verplichtingen na te komen, zoals de fiscale bewaarplicht; en om het portaal te beveiligen (misbruik voorkomen, fouten opsporen).

Er wordt niet geadverteerd en er worden geen gegevens verkocht. ParkDossier gebruikt geen analyse- of trackingdiensten van derden.

De AI-functies (de assistent voor eigenaren, de P.A. voor medewerkers en inspreken) gebruikt u pas nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven; u kunt die intrekken in Profiel. De assistent voor eigenaren gebruikt alleen algemene documenten van het park en die van uw eigen woning, nooit gegevens van andere eigenaren. Uw vragen aan de assistent en de antwoorden zien de medewerkers van uw park; ze komen ook in de kennisbank van het park, die medewerkers via de P.A. raadplegen; namen worden daarbij in de regel weggelaten, maar bij sommige parken alleen rekeningnummers. E-mail tussen u en het park wordt in opdracht van het park ook door de AI-dienst verwerkt, ook als u de assistent zelf niet gebruikt (zie sectie 5). Een AI-antwoord kunt u melden: de vraag, het antwoord en de reden worden dan bewaard en door de beheerder van ParkDossier bekeken.

4. De app

Inloggen met Face ID of vingerafdruk gebeurt volledig op uw toestel: ParkDossier ontvangt geen biometrische gegevens. Op het toestel wordt alleen een apparaatsleutel bewaard die pas na uw biometrische bevestiging bruikbaar is; uw wachtwoord en pincode worden nooit op het toestel bewaard. U kunt dit in Profiel aan- en uitzetten en een apparaat afmelden onder Mijn apparaten.

Pushmeldingen gaan via Apple (iPhone) of Google (Android). Een melding bevat alleen een korte tekst zoals ‘Nieuw bericht’, zonder bedragen of namen. U kiest per soort melding of u die wilt ontvangen.

De camera en uw foto's worden alleen gebruikt als u zelf een foto of bestand uploadt.

5. Welke andere bedrijven werken met uw gegevens?

Om ParkDossier te laten werken, gebruikt Made by Early (Zanaro B.V.) diensten van andere bedrijven, bijvoorbeeld voor de opslag, het versturen van e-mail en de AI-assistent. De meeste van die bedrijven werken in opdracht: ze krijgen alleen de gegevens die ze voor hun taak nodig hebben en mogen die niet voor iets anders gebruiken. Waar dat anders is, staat het erbij. Sommige bedrijven zitten buiten Europa; dan staat erbij welke afspraak ervoor zorgt dat uw gegevens daar beschermd zijn. Wat de woorden betekenen, leest u onderaan.

Heeft een park zelf een account bij een dienst en koppelt Made by Early dat account alleen aan ParkDossier, dan staat er "account van het park" bij. Die dienst werkt dan in opdracht van het park.

Wil Made by Early een dienst toevoegen of vervangen, dan krijgen de parken daarvan ten minste 14 dagen vooraf bericht en kunnen zij bezwaar maken. Daarna wordt deze lijst bijgewerkt; de datum bovenaan geeft de laatste versie aan.

• Opslag: Hetzner Online GmbH — Wat doet het? Hier staat ParkDossier: de servers, de database, de documenten en de back-ups. Wat krijgen ze? Alle gegevens in ParkDossier. Waar? Duitsland (EU).
• AI-diensten: OpenAI (contractpartij OpenAI Ireland Ltd.; verwerking door OpenAI OpCo, LLC) — Wat doet het? Beantwoordt vragen aan de assistent voor eigenaren en de P.A. voor medewerkers, en werkt voor de kennisbank van het park. Ook sorteert en vat het e-mail samen die u aan het park stuurt of van het park krijgt, zodat het park sneller kan antwoorden. Dat laatste gebeurt in opdracht van het park, ook als u zelf de assistent niet gebruikt; namen in de e-mail worden daarbij niet weggelaten. Ook de feedback die u aan Made by Early stuurt, wordt hiermee verwerkt (zie "Wat Made by Early zelf verwerkt"). Wat krijgen ze? Uw vraag en de stukken uit uw dossier die nodig zijn voor het antwoord, teksten uit de kennisbank, en de inhoud van e-mail tussen u en het park. Waar? Verenigde Staten, met de modelafspraken van de Europese Commissie (SCC's).
• AI-diensten: Deepgram, Inc. — Wat doet het? Zet ingesproken tekst om in geschreven tekst in de P.A. Dit is alleen voor medewerkers van het park. Wat krijgen ze? De opname. Die wordt direct omgezet en niet bewaard. ParkDossier vraagt bij elk verzoek dat Deepgram de opname niet gebruikt om zijn modellen te trainen. Waar? De opname wordt in de EU verwerkt. Deepgram is gevestigd in de Verenigde Staten; voor toegang vanuit de Verenigde Staten gelden de modelafspraken van de Europese Commissie (SCC's).
• AI-diensten: Anthropic (contractpartij Anthropic Ireland Ltd.; verwerking door Anthropic, PBC) — Wat doet het? Leest uw identiteitsbewijs uit in de koopwizard, zodat u naam, geboortedatum en documentgegevens niet zelf hoeft over te typen. Wat krijgen ze? De foto van uw identiteitsbewijs. Alleen de benodigde gegevens komen terug; het burgerservicenummer wordt niet uitgelezen. Waar? Verenigde Staten, met de modelafspraken van de Europese Commissie (SCC's).
• Ondertekenen, facturen en betalingen: Signhost (Entrust Netherlands B.V.) — Wat doet het? Digitaal ondertekenen van koopovereenkomsten en andere stukken. Wat krijgen ze? Het document, uw naam, e-mailadres en telefoonnummer (voor de sms-code). Waar? EU.
• Ondertekenen, facturen en betalingen: Moneybird B.V. — Wat doet het? Facturen en betalingen, voor parken die daarvoor kiezen. Meestal is dit een account van het park. Wat krijgen ze? Naam, adres, e-mailadres en factuurregels. Waar? EU.
• Ondertekenen, facturen en betalingen: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland) — Wat doet het? Betalingen aan de receptie, voor parken die dat gebruiken. Account van het park. Stripe gebruikt sommige gegevens ook voor eigen doelen, zoals het voorkomen van fraude. Wat krijgen ze? Het e-mailadres van de gast, het bedrag en de omschrijving. Waar? De contractpartij zit in Ierland (EU). De verwerking kan plaatsvinden bij Stripe, LLC in de Verenigde Staten, dat is aangesloten bij de afspraken tussen de EU en de VS (Data Privacy Framework).
• E-mail en pushmeldingen: Microsoft (Microsoft 365) — Wat doet het? Verzenden en ontvangen van e-mail, voor parken die Microsoft 365 gebruiken. Meestal is dit een account van het park. Wat krijgen ze? De inhoud, adressen en bijlagen van e-mail. Waar? De contractpartij is Microsoft Ireland Operations Ltd. (Ierland, EU). Microsoft kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken; Microsoft Corporation is aangesloten bij de afspraken tussen de EU en de VS (Data Privacy Framework), en daarnaast gelden de modelafspraken van de Europese Commissie (SCC's).
• E-mail en pushmeldingen: Hostinger (Hostinger International Ltd.) — Wat doet het? Verzenden en ontvangen van e-mail van Made by Early, zoals systeemmeldingen. Wat krijgen ze? De inhoud en adressen van e-mail. Waar? De contractpartij zit in Cyprus (EU). Voor diensten die Hostinger zelf buiten de EU inschakelt, gelden de modelafspraken van de Europese Commissie (SCC's).
• E-mail en pushmeldingen: Apple Inc. — Wat doet het? Bezorgt pushmeldingen op een iPhone en in Safari. Wat krijgen ze? Een pushtoken (een code voor uw toestel) en de korte tekst van de melding. Waar? Verenigde Staten, met de modelafspraken van de Europese Commissie (SCC's).
• E-mail en pushmeldingen: Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — Wat doet het? Bezorgt pushmeldingen op Android en in Chrome. Wat krijgen ze? Een pushtoken en de korte tekst van de melding. Waar? Verenigde Staten, aangesloten bij de afspraken tussen de EU en de VS (Data Privacy Framework).

5a. Andere ontvangers

Deze partijen krijgen gegevens via ParkDossier, maar werken niet in opdracht van Made by Early. Zij gebruiken de gegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid.

• Google (adresaanvulling) — Wat gebeurt er? Als u in de koopwizard uw adres typt, gaan de getypte tekens naar Google, dat een volledig adres voorstelt. Google gebruikt die tekens volgens zijn eigen voorwaarden. Waar? Verenigde Staten, met de modelafspraken van de Europese Commissie (SCC's); Google LLC is ook aangesloten bij de afspraken tussen de EU en de VS (Data Privacy Framework).
• De verkoopbemiddelaar van het park (bij parken die de verkoop door Recradroom laten begeleiden: Recradroom) — Wat gebeurt er? Het park kan Made by Early opdracht geven de gegevens die u in de koopwizard invult, met de kopie van uw identiteitsbewijs, door te geven aan het bedrijf dat de verkoop van uw woning begeleidt. Dat bedrijf gebruikt ze voor die begeleiding en voor zijn wettelijke plicht om de identiteit van kopers vast te stellen en te bewaren. Waar? Duitsland (EU).
• De notaris die de levering verzorgt, als het park dat heeft ingesteld.

5b. Wat Made by Early zelf verwerkt

Voor een paar dingen bepaalt Made by Early (Zanaro B.V.) zelf waarvoor gegevens worden gebruikt:

• de contact- en factuurgegevens van parken;
• vragen die u aan support@madebyearly.com stuurt;
• meldingen van onrechtmatige inhoud en klachten over ParkDossier;
• feedback die u in ParkDossier aan Made by Early stuurt. Made by Early gebruikt die om ParkDossier te verbeteren, ook met de AI-dienst van OpenAI. Gegevens in uw feedback worden daarbij niet automatisch weggelaten; zet er daarom geen gegevens van uzelf of anderen in die niet nodig zijn.

Made by Early doet dit omdat het een gerechtvaardigd belang heeft bij goede dienstverlening en een veilige dienst, en voor facturen en meldingen omdat de wet dat vraagt. Facturen worden zeven jaar bewaard (fiscale bewaarplicht); de rest zolang dat nodig is voor de afhandeling. U kunt bezwaar maken en uw andere rechten uitoefenen via support@madebyearly.com.

5c. Wat betekenen deze woorden?

• EU / EER: de Europese Unie, plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Daar geldt dezelfde privacywet (AVG).
• Modelafspraken van de Europese Commissie (SCC's, standaardcontractbepalingen): een contract met vaste afspraken, vastgesteld door de Europese Commissie, waarmee een bedrijf buiten de EU belooft uw gegevens even goed te beschermen.
• Afspraken tussen de EU en de VS (Data Privacy Framework, DPF): Amerikaanse bedrijven die zich hierbij aansluiten, beschermen gegevens volgens regels die de Europese Commissie voldoende vindt. Vervalt dit kader, dan gelden de modelafspraken.
• In opdracht werken (verwerker, subverwerker): het bedrijf gebruikt de gegevens alleen voor de taak die het krijgt.
• Eigen verantwoordelijkheid (zelfstandig verantwoordelijke): het bedrijf bepaalt zelf waarvoor het de gegevens gebruikt, en moet zich daarbij zelf aan de privacywet houden.

6. Hoe lang?

Gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de relatie met het park en daarna zolang de wet dat vraagt; voor koopovereenkomsten en facturen geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Technisch: een eenmalige inloglink vervalt na 60 seconden en wordt na een dag verwijderd; een inlogsessie verloopt na 30 dagen; de apparaatsleutel van de app vervalt na 180 dagen zonder gebruik of bij afmelden; een pushtoken wordt gewist bij afmelden of zodra Apple of Google meldt dat het niet meer geldig is.

7. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). In het portaal zijn gegevens van verschillende parken in de database van elkaar gescheiden; in de koopwizard gebeurt die scheiding in de applicatie. U ziet alleen gegevens van uw eigen park en uw eigen rol. Wachtwoorden, pincodes en app-sleutels worden als onomkeerbare hash opgeslagen (behalve een tijdelijk startwachtwoord, zie sectie 2), rekeningnummers versleuteld.

8. Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens, en bezwaar maken. Neem daarvoor contact op met uw park. Verwijdering van uw account kunt u ook aanvragen via parkdossier.nl → account-verwijderen of in de app onder Profiel. Het park handelt een verzoek binnen een maand af.

Bent u het niet eens met hoe er met uw gegevens wordt omgegaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies

ParkDossier gebruikt alleen cookies die nodig zijn om het portaal te laten werken: om u ingelogd te houden, uw apparaat te herkennen voor de pincode, en uw taal en weergave te onthouden. Er zijn geen advertentie- of analysecookies.

10. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast als de verwerking verandert. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.